A etapa de gerenciamento e gestão dos contratos de aluguel pode ser uma das mais demoradas e burocráticas de todo o processo de locação. Nessa tarefa desafiadora você precisa reunir todos os documentos, assinaturas, colocar prazos e por aí vai… sem esquecer, é claro, de cumprir com todas as obrigações legais. 

Alguns elementos nessa atividade acabam sendo imprescindíveis, como a organização, monitoramento do ciclo de vida dos contratos, atenção em todos os mínimos detalhes e manter uma boa relação entre locador e locatário.   

E é bom que se saiba que quanto mais imóveis tiver, mais complexo o serviço tende a ser.

Por que a gestão dos contratos de aluguel é importante? 

Não ter uma gestão contratual vai impactar diretamente em prejuízos para a imobiliária, como multas, ações judiciais, penalizações tributarias e perda de reputação no mercado. 

Um contrato de aluguel é a garantia judicial que uma imobiliária ou um proprietário tem de que irá receber o que foi acordado entre as partes, seja envolvendo pagamentos, reclamações, regras ou reajustes. Nele o locatário se compromete a arcar com o que está descrito ali. 

Então, fazer essa gestão dos contratos de aluguel organizando esses contratos de maneira eficiente é a parte mais importante do processo, para ter tudo à mão em caso da necessidade de abrir uma ação judicial, por exemplo.

Como posso fazer uma boa gestão dos contratos de aluguel? 

Para isso, separamos algumas coisas que você e a sua imobiliária podem se atentar na hora de fazer a gestão dos contratos de aluguel. Essa parte requer bastante atenção e um senso mais aguçado de administração. Utilizar a tecnologia a nosso favor também pode ser uma boa pedida.  

Organização de documentos  

Para esse item, ferramentas como o Excel vão garantir mais agilidade e fluidez para fazer essas separações, principalmente na hora de cumprir com os prazos e saber o ciclo de vida dos contratos. 

Uma boa dica é separar tudo em pastas e subpastas, assim você saberá exatamente aonde ir, e não perderá tempo procurando em todos os lugares. 

Servidores em nuvem, como o Google Drive também serão grandes aliados. 

Atente-se aos reajustes anuais 

Na mesma linha de pensamento de cumprir os prazos, estar sempre acompanhando os reajustes anuais de taxas, como IPTU e no valor do aluguel é imprescindível para manter a organização na gestão dos contratos de aluguel. 

Sistematizar essa verificação é o ideal para garantir a rapidez do processo, além de poder ser um pouco complicado através da maneira que não usa um software de gestão especializado. 

Software de gestão de contratos de aluguel 

Como já falamos, a tecnologia está aí para ser explorada ao nosso favor. Essa solução pode ser um enorme passo para o sucesso da sua imobiliária, possibilitando uma centralização dos contratos. 

Os inúmeros recursos desse software permitirão que você saiba exatamente quais foram as datas de início dos contratos, as obrigações tributarias, os prazos de vigência dos contratos e uma ótima integração com dispositivos móveis, para acessar de onde precisar. 

Além disso, outras operações, como cadastro de contratos, gestão financeira, envio de boletos automáticos e controle de imóveis também poderão fazer parte.  

Tenha processos bem definidos 

A padronização dos seus procedimentos reduzirá o estresse e proporcionará um caminho mais objetivo para todos os membros da equipe e a qualidade do serviço sem ser alterada. Fazer um manual para ser seguido pode ser interessante.  

Seja flexível com as garantias de aluguel 

Ter boas opções para a garantia de aluguel, além de te dar uma vantagem sobre a concorrência,  faz com que você acabe perdendo pouquíssimos negócios por causa da burocracia. 

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